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Obtención de copias electrónicas auténticas a partir de la digitalización de documentación en papel: “cotejo o compulsa electrónica”.

Una copia auténtica resulta tras un proceso de conversión o transformación de un documento de un formato papel a otro digital. Se trata de un instrumento de fehaciencia imprescindible para la desaparición del papel, a través de la digitalización de documentos.

La Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, establece (art. 27) que tendrán la consideración de copia auténtica de un documento público administrativo o privado las realizadas, cualquiera que sea su soporte, por los órganos competentes de las Administraciones Públicas en las que quede garantizada la identidad del órgano que ha realizado la copia y su contenido.

Las copias auténticas tendrán la misma validez y eficacia que los documentos originales. Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos.

Las copias se efectuarán cumpliendo lo previsto por la Norma Técnica de Interoperabilidad de Procedimientos de copiado auténtico y conversión entre documentos electrónicos, aprobada por Resolución de 19 de julio de 2011, de la Secretaría de Estado para la Función Pública, publicada en el BOE núm. 182, de 30 de julio de 2011, que establece las reglas para la generación de copias electrónicas auténticas, copias en papel auténticas de documentos públicos administrativos electrónicos y para la conversión de formato de documentos electrónicos.



NORMATIVA APLICABLE:

La 11/2007, de 22 de junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos, establecía, en su artículo 30. Copias electrónicas:

“3. Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentos privados aportados por los ciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención podrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico.

  1. En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en este artículo, podrá procederse a la destrucción de los originales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan”.


En términos similares, la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas, en vigor desde el 2 de octubre de 2016 ha establece, en su artículo 27. Validez y eficacia de las copias realizadas por las Administraciones Públicas.

  1. Cada Administración Pública determinará los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados.


Las copias auténticas de documentos privados surten únicamente efectos administrativos. Las copias auténticas realizadas por una Administración Pública tendrán validez en las restantes Administraciones.

A estos efectos, la Administración General del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada (…).

 

COMPETENCIA PARA LA EXPEDICIÓN DE COPIAS AUTÉNTICAS EN EL ÁMBITO LOCAL

A los efectos de cumplir lo previsto por el art. 27.1 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del PACPA, que obliga a cada Administración Pública a determinar los órganos que tengan atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados y, teniendo en cuenta lo dispuesto por el art. 92. bis de la Ley 7/1985, de 2 de abril, RBRL que establece que son funciones públicas necesarias en todas las Corporaciones locales, cuya responsabilidad administrativa está reservada a funcionarios de administración local con habilitación de carácter nacional, entre otras, la de Secretaría, comprensiva de la fe pública y el asesoramiento legal preceptivo, el órgano que tiene atribuidas las competencias de expedición de copias auténticas de los documentos públicos administrativos o privados en la Entidad Local es el titular del puesto de Secretaría, o funcionario en quien delegue esta facultad.

 

ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS AUTOMATIZADAS

Como se ha dicho con anterioridad, se podrán realizar copias auténticas mediante funcionario habilitado o mediante actuación administrativa automatizada.

La nueva Ley de Procedimiento Administrativo Común, Ley 39/2015, obliga a todas las Administraciones y para todos los procedimientos a tramitarlos bajo un objetivo de máxima simplificación, reducción de cargas administrativas y a realizar esfuerzos para automatizar actuaciones.

La actuación administrativa automatizada supone una clara mejora del servicio prestado a los ciudadanos en la medida en que éstos obtienen una respuesta administrativa inmediata y facilita el cumplimiento de obligaciones. También es ventajosa para la Administración que puede realizar actuaciones con mucha más agilidad, optimizando la utilización de sus recursos humanos y materiales.

Eso sí, la automatización debe quedar excluida de todos aquellos supuestos en que haya un elemento subjetivo o una valoración en la actuación administrativa más allá de aquélla que sea viable predeterminar mediante una programación concreta, pues se estarían vulnerando los principios generales del procedimiento administrativo.

La Administración tributaria fue pionera en la regulación de este tipo de actuaciones contempladas en la Ley General Tributaria (art. 96.3 y 100.2) y en su Reglamento de desarrollo 1065/2007 (art. 84 y 85).

La Ley 11/2007, de 22 de junio, de AECSP definía la actuación administrativa automatizada como: “aquella producida por un sistema de información adecuadamente programado sin necesidad de intervención de una persona física en cada caso singular. Incluye la producción de actos de trámite o resolutorios de procedimientos, así como meros actos de comunicación”.

El artículo 41 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, las define como: “Se entiende por actuación administrativa automatizada, cualquier acto o actuación realizada íntegramente a través de medios electrónicos por una Administración Pública en el marco de un procedimiento administrativo y en la que no haya intervenido de forma directa un empleado público”.

 

AUTOMATIZACIÓN, TENDENCIA:

Dentro de este tipo de actuaciones hay que distinguir aquellas en que la Administración actúe de forma meramente automatizada de aquellas en que el acto resolutorio tiene carácter automatizado.

Algunos ejemplos de automatización de actos administrativos, que no implican decisión son:

  • Generación y expedición de recibo de presentación en un registro electrónico;

  • Obtención de copias electrónicas a partir de digitalización de documentación en papel (compulsa electrónica);

  • Expedición de copias auténticas de documentos electrónicos;

  • Expedición de certificaciones de que una Administración posee determinada información (volantes de empadronamiento, justificante de encontrarse en determinada situación tributaria, certificaciones académicas, etc.);

  • Cambios de formato de documentos electrónicos y posibles re-firmas o re-sellado de documentos;

  • Notificaciones automáticas o información sobre el estado de un determinado expediente;

  • Foliado de expedientes electrónicos.


Algunos ejemplos de automatización de actuaciones administrativas, que implican decisión podrían ser:

  • Resolución de aplazamientos de menor cuantía;

  • Concesión de determinados beneficios fiscales;

  • Generación y emisión de acuerdos de compensación de oficio.


Como ejemplo, algunas de las actuaciones que ya se han automatizado en el ámbito de la AEAT son:

  • Generación y emisión de las providencias de apremio de las deudas.

  • Generación y emisión de acuerdos de compensación de oficio.

  • Generación y emisión de notificaciones a los deudores de diligencias de embargo de dinero en cuentas abiertas en entidades de crédito.

  • Generación y emisión de notificaciones a los deudores de diligencias de embargo de créditos.

  • Generación y emisión de notificaciones a los deudores de diligencias de embargo de sueldos, salarios y/o pensiones.

  • Generación y emisión de levantamientos de embargos practicados.

  • Generación y emisión de requerimientos por los que se solicite el número de cuenta bancaria para la domiciliación del pago de aplazamientos o fraccionamientos.

  • Generación y emisión de acuerdos de resolución o inadmisión de aplazamientos o fraccionamientos de pago solicitados.

  • Generación y emisión de acuerdos de resolución de compensaciones a instancia de parte.

  • Generación y emisión de acuerdos de compensación de oficio.

  • Generación y emisión de liquidaciones de intereses de demora derivadas de la resolución de aplazamientos y fraccionamiento solicitados por los obligados al pago.

  • Generación y emisión de liquidaciones de intereses de demora derivadas de la resolución de compensaciones solicitadas por los obligados al pago.


 

Conviene mencionar que mediante Orden HAP/533/2016, de 13 de abril, por la que se regulan las actuaciones administrativas automatizadas del ámbito de competencias de la Inspección General así como el uso del sistema de código seguro de verificación, se aprueban las siguientes actuaciones administrativas automatizadas de la Inspección General, que serán firmadas con CSV:

  1. a) Generación y emisión de documentos administrativos electrónicos mediante actuaciones administrativas automatizadas.

  2. b) Generación y emisión de copias electrónicas auténticas a partir de documentos electrónicos y de documentos en soporte no electrónico.

  3. c) Procesos de sellado de documentos electrónicos, al objeto de facilitar su interoperabilidad, conservación y legibilidad.

  4. d) Inscripciones, anotaciones registrales y archivo de documentos electrónicos registrales.


El CSV se utilizará como sistema de firma electrónica y de catalogación.  Los documentos firmados con CSV no requerirán la incorporación de la firma digitalizada del firmante.

 

Como puede constatarse la automatización de actuaciones administrativas, entre otras la generación de copias auténticas, está aumentando en cumplimiento del mandato legal, permitiendo la optimización y mejora de la gestión administrativa.

 

CREACIÓN DE COPIA AUTENTICA MEDIANTE ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATIZADA EN EL ÁMBITO LOCAL:

Una muestra más de lo dicho es la regulación de la colación la Ordenanza reguladora del procedimiento administrativo común electrónico en la administración local, que recientemente ha aprobado la FEMP.

En su artículo 21, que regula la Práctica de la notificación en soporte papel, se establece:

  1. El/La Ayuntamiento/Diputación de X deberá proceder a la práctica de la notificación en soporte papel en los casos previstos en la legislación de procedimiento administrativo común, pudiendo para ello emplear los mecanismos establecidos en la legislación de servicios postales, realizar la entrega empleando para ello a un empleado público a su servicio o por comparecencia del interesado o de su representante en las dependencias de la Entidad Local o en cualquier otro lugar habilitado al efecto.

  2. En este caso, se deberá proceder a la creación automatizada de una copia auténtica en papel de la notificación puesta a disposición en la sede electrónica, empleando para ello el código seguro de verificación del órgano notificante, o el general de la Entidad Local.


 

IDENTIFICACIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN EN LA ACTUACIÓN ADMINISTRATIVA AUTOMATIZADA:

Finalmente, la identificación electrónica de la Administraciones Públicas en las actuaciones administrativas automatizadas se lleva a cabo mediante certificado de Sello y/o CSV.

El artículo 42 de la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, establece los Sistemas de firma para la actuación administrativa automatizada.

En el ejercicio de la competencia en la actuación administrativa automatizada, cada Administración Pública podrá determinar los supuestos de utilización de los siguientes sistemas de firma electrónica:

 

  1. a) Sello electrónico de Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de derecho público, basado en certificado electrónico reconocido o cualificado que reúna los requisitos exigidos por la legislación de firma electrónica.


 

  1. b) Código seguro de verificación vinculado a la Administración Pública, órgano, organismo público o entidad de Derecho Público, en los términos y condiciones establecidos, permitiéndose en todo caso la comprobación de la integridad del documento mediante el acceso a la sede electrónica correspondiente.


 

Por tanto, mediante Sello de Órgano asignado a la Secretaria Provincial/Municipal, a los efectos de efectuar copias auténticas electrónicas, cabrá generar copias auténticas de forma automatizada, inmediata, con devolución del original al interesado.

 

CONCLUSIÓN:

Por tanto, las Entidades Locales mediante Sello electrónico de Secretaría para el empleo de la actuación administrativa automatizada, en los términos previstos en el artículo 41 de la ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, permite automatizar, entre otras, las siguientes actuaciones: la generación de copias auténticas, la generación de certificados, la emisión de notificaciones, entre otras.

 

FIRMA DIGITALIZADA MANUSCRITA CON DATOS BIOMÉTRICOS:

Adicionalmente a la automatización de actuaciones, la Administración ha de trabajar en la completa digitalización de los procedimientos para hacer posible una Administración basada en una tramitación íntegramente electrónica tal como exigen las Leyes 39/2015 del PACAP y 40/2015 de RJSP.

En esta línea se están adaptando los sistemas de información y los procedimientos de trabajo, para permitir recabar la firma manuscrita digitalizada de los interesados en los procedimientos de gestión con el objetivo de hacer posible una Administración sin papel, totalmente digital.

Actualmente existen en el mercado de dispositivos electrónicos que permiten la captura de la firma digitalizada de los interesados junto con sus datos biométricos (coordenadas espaciales, velocidad y presión del trazo), que garantizan la identidad del firmante vinculando de forma unívoca la firma al contenido del documento electrónico firmado, posibilitando un análisis grafológico con garantías equivalentes a la firma manuscrita.

Haciendo uso de esta tecnología las Administraciones empiezan a implantar la firma digitalizada para gestionar de forma electrónica todos los documentos en los que se requiere la firma manuscrita, evitando así la necesidad de tener que escanear la documentación para incorporarla a los expedientes electrónicos, de forma que se puede cerrar el circuito de digitalización y alcanzar el objetivo 0 papel.

Este tipo de firma digitalizada biométrica está incluida en el marco legal de las firmas electrónicas avanzadas (las que vinculan al firmante con lo firmado), teniendo cabida en la descripción contenida en el artículo 3 de la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, de Firma Electrónica, por lo que tiene plena validez jurídica.

Por tanto, el documento electrónico firmado tiene garantías jurídicas debido a que cumple con el marco normativo establecido por la Ley de Firma Electrónica.

Algunos ejemplos significativos de Administraciones que han implantado este sistema de firma son la AEAT y el Servicio Público de Empleo Estatal.

ASESORÍA JURÍDICA GTT